Documentos legales imprescindibles para una empresa desde el día uno

Explica por qué contar con la documentación adecuada desde el primer día es fundamental para evitar sanciones, asegurar operativa fluida y facilitar procesos jurídicos o administrativos futuros.

Documento constitutivo de la empresa

Uno de los primeros pasos esenciales al crear una empresa es contar con una documentación fundacional sólida y legalmente válida. Esta no solo da vida jurídica a la empresa, sino que establece las normas que regirán su funcionamiento. Dos elementos clave en este proceso son la escritura pública (o certificado de constitución) y los estatutos sociales.

Escritura pública o certificado de constitución

La escritura pública en España —o certificado de constitución en otras jurisdicciones— es un documento notarial obligatorio que formaliza legalmente el nacimiento de la empresa.

¿Qué contiene una escritura de constitución?

Incluye de forma detallada:

Elemento	Descripción
Datos de los socios	Identificación, porcentaje de participación y aportaciones.
Objeto social	Actividad o actividades económicas a desarrollar.
Domicilio social	Dirección principal de la empresa, con implicaciones fiscales y legales.
Capital social inicial	Monto total aportado por los socios y su distribución.
Órganos de gobierno	Identificación del administrador o consejo de administración.
Duración y ejercicio social	Plazo indefinido o determinado, y calendario fiscal de la empresa.

Funciones legales clave

Permite el alta registral de la sociedad en el Registro Mercantil.
Es requisito para solicitar el NIF definitivo.
Habilita la apertura de cuentas bancarias empresariales.
Es imprescindible para operar con entidades públicas o privadas.

Estatutos y acuerdos de funcionamiento

Los estatutos sociales son el conjunto de normas internas que rigen el funcionamiento de la empresa desde su constitución.

Contenidos habituales en los estatutos:

Régimen de administración y toma de decisiones: individual o colegiada, con facultades específicas.
Distribución de beneficios y dividendos: reglas para el reparto o reinversión.
Requisitos para transmitir participaciones: protección frente a terceros o competencia.
Convocatoria y celebración de juntas: plazos, formas y quorum necesarios.
Cláusulas de resolución de conflictos internos: mecanismos de mediación o arbitraje privado.

Acuerdos adicionales recomendables:

Además de los estatutos, en muchos casos es conveniente establecer un pacto entre socios, especialmente en startups o sociedades con varios fundadores. Este documento regula aspectos estratégicos no cubiertos por los estatutos, como:

Derechos de arrastre y acompañamiento (drag/tag along)
Restricciones de competencia
Planes de salida o venta
Distribución del poder de decisión

Valor estratégico

Disponer de una escritura de constitución clara y unos estatutos bien estructurados desde el primer día:

Evita conflictos entre socios.
Facilita operaciones de financiación o entrada de nuevos inversores.
Garantiza seguridad jurídica ante terceros (clientes, proveedores, bancos).

Identificación fiscal y registros

Una vez constituida la empresa mediante escritura pública y estatutos, el siguiente paso es formalizar su existencia legal y operativa ante la administración pública. Este bloque de documentación garantiza que la empresa pueda facturar, contratar empleados y operar con plena validez jurídica.

NIF / CIF / EIN

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es el código que identifica legalmente a una empresa frente a la administración tributaria. En otras jurisdicciones, recibe otros nombres, como CIF (anterior en España) o EIN (Employer Identification Number, en EE. UU.).

Funciones del NIF/CIF/EIN:

Uso	Finalidad
Emisión de facturas	Toda factura debe incluir este número como dato fiscal obligatorio.
Declaraciones tributarias	Necesario para liquidar IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades, etc.
Contratación	Es requisito previo para dar de alta empleados en la Seguridad Social.
Apertura de cuentas	Los bancos exigen el NIF para abrir cuentas empresariales.
Contratos y licitaciones	Imprescindible para firmar acuerdos legales y participar en concursos.

Procedimiento para su obtención en España:

Solicitud provisional al firmar la escritura de constitución.
Confirmación definitiva tras la inscripción en el Registro Mercantil.
Presentación del modelo 036 en la Agencia Tributaria.

Alta en la Agencia Tributaria y Seguridad Social

Tras obtener el NIF, es obligatorio comunicar el inicio de actividad tanto a la Agencia Tributaria como, si procede, a la Tesorería General de la Seguridad Social.

Alta censal en la Agencia Tributaria (modelo 036 o 037)

El alta permite:

Comunicar la actividad económica que se va a desarrollar (epígrafes del IAE).
Seleccionar el régimen de IVA e IRPF aplicable.
Declarar el domicilio fiscal y centros de trabajo.

Alta en la Seguridad Social

Si la empresa va a tener empleados o si el socio administrador debe cotizar, deberá:

Obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC).
Afiliar al personal en el régimen correspondiente (general o autónomos).
Registrar los contratos laborales y sus condiciones.

Herramientas de tramitación en España

El proceso puede realizarse a través de plataformas como:

CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas).
DUE (Documento Único Electrónico), que centraliza varios trámites.

Contratos esenciales desde el inicio

Contar con los contratos adecuados desde el inicio de una actividad empresarial no solo es recomendable, sino absolutamente necesario para garantizar la seguridad jurídica, la previsibilidad de las relaciones comerciales y la protección frente a contingencias legales futuras.

Contrato entre socios

También conocido como pacto de socios, este documento regula internamente la relación entre los fundadores o inversores de una empresa. Su propósito es prevenir conflictos y establecer reglas claras para la toma de decisiones y la posible salida de socios.

Contenidos fundamentales:

Cláusula	Función jurídica
Aportaciones de cada socio	Define si son dinerarias, en especie o en trabajo.
Participación en beneficios	Establece el reparto de dividendos y reglas de reinversión.
Derechos de voto y veto	Asigna poder de decisión según la estructura societaria.
Salidas y transmisiones de acciones	Evita entrada de terceros no deseados (cláusulas drag-along, tag-along).
Resolución de conflictos	Mecanismos de mediación, arbitraje o exclusión de socios.

Recomendación: Debe redactarse con asesoría legal especializada y firmarse incluso si los socios tienen una relación personal cercana. La falta de este contrato es una fuente frecuente de litigios empresariales.

Contratos laborales o mercantiles

Estos documentos regulan las relaciones con empleados, colaboradores externos y proveedores, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral y mercantil vigente.

Tipos de contratos necesarios:

Tipo de relación	Contrato recomendado	Aspectos clave
Empleados	Contrato laboral individual	Categoría profesional, jornada, salario, periodo de prueba.
Freelancers/autónomos	Contrato de prestación de servicios	Tareas, plazos, retribución, cláusula de no dependencia.
Proveedores	Contrato de suministro o distribución	Condiciones de entrega, precios, penalizaciones por incumplimiento.

Es crucial delimitar las obligaciones contractuales, los plazos y los medios de resolución de controversias, y prever cláusulas específicas de confidencialidad, responsabilidad civil y propiedad intelectual si corresponde.

Acuerdos de confidencialidad (NDA)

El Non-Disclosure Agreement (NDA) o acuerdo de confidencialidad es un contrato fundamental desde el momento en que una empresa comienza a operar o desarrolla ideas protegidas.

¿Para qué sirve?

Proteger la información sensible: como bases de datos, fórmulas, know-how, estrategias comerciales, tecnología en desarrollo.
Controlar la divulgación a terceros: especialmente en negociaciones con inversores, proveedores tecnológicos, empleados o posibles compradores.

Contenidos esenciales del NDA:

Definición de la información confidencial.
Obligaciones de no divulgación ni uso indebido.
Duración de la confidencialidad.
Consecuencias legales por incumplimiento.

Importante: Puede ser unilateral o bilateral, según si solo una o ambas partes comparten información confidencial.

Licencias, permisos y seguros

Toda empresa que inicia su actividad debe contar con autorizaciones legales y coberturas aseguradoras que garanticen su operatividad conforme al marco jurídico y reduzcan riesgos legales y económicos. Omitir estos requisitos puede suponer sanciones administrativas, cierres cautelares o incluso responsabilidades penales para los administradores.

Licencias de actividad

Son autorizaciones administrativas indispensables para ejercer legalmente una actividad económica en un local o instalación.

Tipos comunes:

Tipo de licencia	Finalidad
Licencia de apertura o actividad	Autoriza a desarrollar una actividad en un local determinado.
Licencia de obras	Requerida para realizar reformas o adecuaciones en el inmueble.
Licencia medioambiental	Obligatoria para actividades con impacto ambiental.

Recomendación legal: Su tramitación se realiza ante el ayuntamiento competente y debe estar respaldada por un proyecto técnico visado, una declaración responsable y el pago de tasas.

Permisos específicos sectoriales

Además de las licencias generales, algunas actividades requieren autorizaciones específicas según el sector regulado.

Ejemplos según sector:

Sector	Permiso requerido
Alimentación	Registro sanitario, autorización de manipulación de alimentos.
Transporte	Autorización de transporte público o privado de mercancías.
Actividades sanitarias	Licencia de funcionamiento expedida por la autoridad sanitaria.
Educación o formación	Inscripción en el registro autonómico de centros educativos.

Advertencia: Desarrollar una actividad sin los permisos sectoriales correspondientes puede implicar el cierre inmediato del negocio y fuertes sanciones administrativas.

Seguros obligatorios y recomendados

Tener contratadas determinadas pólizas de seguros es tanto un requisito legal como una herramienta esencial para limitar la responsabilidad patrimonial de la empresa.

Principales seguros:

Seguro	Obligatorio/Recomendado	¿Para qué protege?
Responsabilidad civil general	Recomendado en general	Cubre daños personales o materiales a terceros.
Responsabilidad civil profesional	Obligatorio en profesiones reguladas	Protege frente a errores u omisiones en el ejercicio profesional.
Accidentes laborales	Obligatorio si hay empleados	Complementa la cobertura de la Seguridad Social.
Multirriesgo empresarial	Recomendado	Cubre daños a instalaciones, robos, incendios, etc.
Ciberseguro	Recomendado en empresas digitales	Cubre filtraciones de datos, ataques informáticos.

Nota clave: Las aseguradoras pueden excluir cobertura si se demuestra que el siniestro se debió a falta de cumplimiento normativo, lo cual refuerza la necesidad de combinar seguros con una adecuada asesoría legal preventiva.

Documentación contable y fiscal

Toda empresa, independientemente de su tamaño, debe cumplir con una serie de obligaciones contables y fiscales que permiten a la Administración verificar la transparencia, legalidad y solvencia de su actividad. No cumplir con estos requisitos puede conllevar sanciones económicas, inspecciones tributarias y responsabilidad de los administradores.

Facturas y registros contables

El soporte básico de la contabilidad empresarial lo constituyen las facturas y los asientos contables que justifican cada operación.

Tipos de documentos a conservar:

Tipo de documento	Finalidad
Facturas emitidas	Justifican ingresos y operaciones de venta o prestación de servicios.
Facturas recibidas	Acreditan los gastos y permiten deducir el IVA soportado.
Recibos y justificantes	Complementan la trazabilidad de pagos y cobros.

Obligación legal: Conservar todas las facturas y justificantes durante al menos 4 años (en España), incluso si ya se han declarado.

Balances y cuentas anuales

Las cuentas anuales constituyen el resumen económico-financiero de la empresa y deben elaborarse, aprobarse y presentarse dentro de los plazos establecidos por ley.

Principales componentes:

Documento	¿Para qué sirve?
Balance de situación	Refleja activos, pasivos y patrimonio neto en una fecha determinada.
Cuenta de pérdidas y ganancias	Muestra los ingresos, gastos y resultado del ejercicio.
Estado de cambios en el patrimonio neto	Expone variaciones en el capital y reservas.
Memoria	Explica con detalle la información contable y financiera.

Presentación obligatoria: En sociedades, estas cuentas deben ser depositadas anualmente en el Registro Mercantil.

Declaraciones fiscales

La empresa debe declarar periódicamente los impuestos correspondientes a su actividad, mediante los formularios oficiales establecidos por la Agencia Tributaria o equivalente.

Impuestos más comunes:

Impuesto	Características principales
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)	Declaración trimestral del IVA repercutido y soportado.
IRPF (Retenciones)	Declaración e ingreso de retenciones practicadas a trabajadores y profesionales.
Impuesto sobre Sociedades	Declaración anual sobre los beneficios netos obtenidos.

Recomendación: Es fundamental presentar estas declaraciones en plazo, y disponer de un sistema contable que respalde su exactitud.

Libros oficiales obligatorios

Dependiendo de la forma jurídica de la empresa y la normativa del país, existen libros obligatorios que deben llevarse de forma rigurosa.

Ejemplo de libros contables y societarios:

Libro	¿Quién debe llevarlo?	Finalidad
Libro diario	Todas las empresas	Anotar cronológicamente todas las operaciones.
Libro de inventario y cuentas anuales	Empresas obligadas a contabilidad	Reflejar el estado patrimonial y financiero.
Libro de actas	Sociedades	Registrar decisiones de órganos sociales.
Libro de socios o accionistas	Sociedades mercantiles	Identificar a los titulares del capital.

Legalización: Muchos de estos libros deben ser legalizados electrónicamente ante el Registro Mercantil.